Bauletter, BAULINKS.de-Meldungen, vom 21.10.2016

papierloses Büro?

Laut der aktuellen Studie „Büroarbeit digitalisieren! Eine Studie zum papierlosen Büro der Zukunft“ von TNS Emnid im Auftrag des Softwareherstellers Sage halten 71% der gut 800 befrag­ten Büroangestellten „die Vision vom nahezu papierlosen Büro in zehn Jahren“ für erfüllbar. Ein Drittel stimmt der Aussage sogar „voll zu“, nur 27% stimmen „eher nicht“ oder „nicht“ zu. Damit ist klar: Die Digitalisierung der Geschäftsabläufe im Büro kommt bei den betroffenen Mitarbeitern mehrheitlich gut an. Doch ist ein nahezu papierloses Büro überhaupt machbar? Auch diese Frage stellten die Marktforscher den Teilnehmern der Studie - und registrierten eine Zustimmung von mehr als zwei Drittel (67%) der Befragten in diesem Punkt.

„Die Ergebnisse unserer Studie zeigen, dass die Vorteile bei den Büroangestellten in den deutschen Unternehmen angekommen sind. Die Vision vom weitgehend papier­losen Büro ist sinnvoll und realisierbar. Jetzt kommt es auf die Entscheider an. Sie müssen die Rahmenbedingungen für papierlose Prozesse in den Büros schaffen und ausbauen", sagt Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei der Sage Group plc. Software und die digitale Transformation werden bei dieser Aufgabe ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg sein.

Zeitersparnis und Umweltschutz wichtigste Treiber

Als Hauptargument für das papierlose Büro führt ein gutes Drittel (34%) der Befür­wor­ter in Deutschland Zeitersparnis im Arbeitsalltag an - beispielsweise durch schnelleres Auffinden von Unterlagen und Informationen. In der Schweiz teilen diese Einschätzung nur 17% der Befürworter. Die Schweizer nennen zu 38%, die Österreicher gar zu 44% den Umweltschutz als wichtigsten Treiber. In Deutschland ist dieser Aspekt für 32 Prozent der Befragten von Bedeutung.

Langsame Fortschritte

Eine deutliche Mehrheit (54%) der deutschen Studienteilnehmer hat in den vergan­genen Jahren einen abnehmenden Papiereinsatz im Büro registriert. Ein knappes Drittel (30%) stellte keine Veränderung fest und nur 15% nahmen eine Zunahme des Papier­ver­brauchs wahr. In Österreich (67%) und der Schweiz (60%) hingegen soll der Rückgang des Papiereinsatzes deutlich stärker ausgefallen sein. Eine Ursache dieser unterschiedlichen Entwicklungen liegt wohl im Umgang der Unternehmen mit dem Thema: Während in Österreich 65% und in der Schweiz immerhin 61% der Unter­neh­men Schritte unternommen haben, um dem papierlosen Büro näher zu kommen, wurden in Deutschland nur 56% aktiv. Aber auch das persönliche Handeln der Befragten unterscheidet sich teilweise deutlich: So drucken in Deutschland mehr als ein Fünftel der Befragten (21%) geschäftliche Unterlagen, die sie per Mail erhalten, fast immer aus. In der Schweiz tun das nur 15%. "Fast nie" hingegen drucken in der Schweiz 30%, in Deutschland nur 22% ihre E-Mails aus.

Angst vor Datenverlust und Bürokratie bremsen die Digitalisierung

Die größten Hindernisse, die deutsche Unternehmen davon abhalten, den Papier­ver­brauch durch Software-Einsatz zu reduzieren, sind der Studie zufolge die Angst vor dem Verlust von Daten (62%) und hohe bürokratische Hürden im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit (46%).

Dazu erklärt Rainer Downar: „Wenn fast die Hälfte der Unter­neh­men durch büro­kra­tische Hürden gehindert wird, die Digitalisierung im Büro voranzutreiben, ist das eine erhebliche Einschränkung ihrer Wettbewerbsfähigkeit und eine Gefahr für den Standort Deutschland. Aus einer anderen Studie - nämlich „Bürokratie im deutschen Mittel­stand“ (direkter PDF-Download) - wissen wir, dass die Belastung der Unternehmen durch die Bürokratie infolge zahlreicher Gesetzesänderungen und neuer Vorschriften wie den ,Grundsätzen zu ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)‘ permanent steigt. Wir von Sage fordern deshalb die politischen Ent­schei­dungs­träger auf, den Kampf der Wirtschaft gegen die Bürokratie weiter wirkungsvoll zu unterstützen und die Digitalisierung stärker voranzutreiben. Gleichzeitig ermuntern wir die Entscheider in den Unternehmen, die Aufgeschlossenheit ihrer Mitarbeiter konsequenter zu nutzen und sie auf dem Weg zum nahezu papierlosen Büro mit geeigneten Lösungen auszustatten - z.B. für die elektronische Archivierung oder digitale durchgehende Prozesse.“

Bislang, auch das zeigt die aktuelle Sage Studie zum papierlosen Büro, erlebt ein gutes Viertel der deutschen Befragten (26%) im eigenen Unternehmen immer noch mangelnde Änderungsbereitschaft als ein Haupthindernis bei der Reduzierung des Papierverbrauchs.

Die Umfrage wurde unter 808 Büroangestellten in Deutschland (400), Österreich (207) und der Schweiz (201) durchgeführt. Der 12-seitige Studienband ist kostenlos unter diesem Link abrufbar unter sage.de/... (direkter PDF-Download).

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